Hello, Cuppa Timeアンジェラです。
ひとつ前の記事で、メールを社外の相手に初めて送信する場合の宛名の書き方をご紹介しました。
では、送信した相手から返信があり、そのメールにまた返信してやりとりが続いていく場合、宛名の書き方は初めと同じままでよいのでしょうか？
返信する場合や２回目以降送信する場合の宛名は、相手からの返信に合わせて変えます。ですが、相手の書き方に合わせればよいので、ご安心ください。
返信する時の宛名の書き方
送信したメールに返信があれば、2回目以降の宛名の書き方は簡単です。
基本的に、受け取ったメール内の相手の書き方をそのまま真似ればOKです。
例えば、「Mr Jonathan Smith」にメールを送信したところ、このような返信がありました。
「Mr Jonathan Smith」は「Hi」で返信してくれましたので、こちらからも「Hi」で返します。
また、ファーストネームは「Jonathan」ですが、差出人には「Jon」と書いてありました。「Jonathan」ではなく「Jon」で仕事をしている方だということがわかります。
ですので、こちらもそのまま返します。
必ず相手の名前を書く
やり取りが続いていく上で重要なことは、相手の名前をきちんと書くことです。
一度やり取りがあって相手の名前がわかったら、以降は必ず相手の名前を書きましょう（一日のうちに何度も送受信があるような場合は、省略されることもあります）。
相手は、ファーストネームで返信してきていると思いますので、こちらもファーストネームで返します。
相手が「Mrs Smith」等と返してきた場合は、こちらからも「Mrs Smith」と書くようにしましょう。
このように基本的に真似ればいいのですが、名前の前の部分は、全く同じにしなくてはいけないわけではありません。「Hi」に「Hi」で返してOKなのはもちろん、例えば、「Good morning, 」に「Hi」で返してもOKです。
組合せは自由ですが、メールのやり取りでは、次の3つが最も一般的な宛名の書き方です。
Hi, ファーストネーム
メールのやり取りで宛名を書く際に一番多く使われているのは「Hi ファーストネーム」です。
短くシンプルでフレンドリーなので、仕事でもプライベートでもほとんどのメールのやりとりは、「Hi ファーストネーム」になります。
迷ったら、「Hi」にしておけば大丈夫です。
Good morning, ファーストネーム
国が変わっても、使う言語が変わっても、あいさつをして間違いということはありません。
午前なら「Good morning ファーストネーム,」、午後なら「Good afternoon ファーストネーム,」になります。
もう少しシンプルに「Morning ファーストネーム,」や「Afternoon ファーストネーム,」でも十分適切です。
Dear ファーストネーム
普段、英文メールをやりとりされている方は、「Dear ファーストネーム,」を使っている方も多いのではないでしょうか。
「Dear ファーストネーム,」と「Hi, ファーストネーム,」は、使い分ける必要があるでしょうか？
実は、意外に明確な答えがあります。
「Hi,」か？「Dear」か？
「Dear ファーストネーム,」と「Hi, ファーストネーム,」は、どちらの方が良いかというと、
親しくない場合は「Dear」、親しくなったら「Hi」です。
この場合の親しくなるは、数度のやりとりで十分です。
辞書には、「Dear」は「親愛なる」と書いてあります。学校でもそう習いましたよね。
ですから、親しくない場合が「Dear」というのは混乱するかもしれませんが、「Dear」はとても丁寧な言い方です。礼儀正しいため、よくやり取りしている相手なのに「Dear」だと、かえって少しよそよそしい感じがするのです。
*バースデーカードなど、カードを送る場合の「Dear」の使い方はまた異なりますので、こちらもご参考ください。
次の記事では、社内メールの宛名の書き方をご紹介します。
Cuppa Timeにお付き合いいただき、ありがとうございました。
みなさま、良い一日を！
See you soon!
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