Hello, Cuppa Time アンジェラです。
前の記事では、2回にわたって、社外へ送る「メールの宛名の書き方」をご紹介しました。
社外へ送信するメールも社内で送信するメールも、宛名の書き方に大きな違いはありませんが、社外より社内の方が初めからよりカジュアルになります。
また、社内メールによくある一斉送信の宛名の書き方と、その際の今どきの注意点をまとめましたので、ご参考になれば幸いです。
個人宛てに送信
Hi, ファーストネーム
社内向けに送信するメールの宛名は、基本的に最初から「Hi ファーストネーム,」です。
また、メールをもらっていて返信する場合は、相手がメールの最後に書いている名前に合わせます。
例えば、上のように「Jonathan」がメールに「Jon」と署名をしている場合は、こちらからも「Jon」にします。
メールのやり取りで宛名を書く際に一番多く使われているのは「Hi ファーストネーム,」です。
短くシンプルでフレンドリーなので、仕事でもプライベートでもほとんどのメールのやりとりは、「Hi ファーストネーム」になります。
Good morning, Good afternoon
社外の相手宛てであっても、社内の相手宛てであっても、きちんと挨拶して問題になることはありません。
社内メールの場合は、特に、支店等が違って、メールのやりとりはするけれども直接話すことはあまりなかったり、大きな会社で建物や部屋が違う場合などは、同僚でもあいさつをします。
「Good morning ファーストネーム,」や「Good afternoon ファーストネーム,」、あるいは「Morning ファーストネーム,」や「Afternoon ファーストネーム,」でも十分適切です。
Dear ファーストネーム
ところで、「Dear ファーストネーム,」と「Hi ファーストネーム,」に使い分けがあるのはご存知でしょうか？
前回の記事でも、社外の相手へ送る場合、親しくない場合は「Dear」、親しくなったら「Hi」とご紹介しました。
では、社内メールではどうでしょうか？
社内メールでも同じように、親しくない場合は「Dear」、親しくなったら「Hi」になります。
例えば、国内や国外に拠点が多い会社で、社内といっても物理的に遠かったり、普段は接点のない仕事内容の相手でやや距離を感じる場合、初めは「Dear ファーストネーム,」にすることもあります。
数度やり取りがあったら、以降は「Hi ファーストネーム,」です。
*バースデーカードなど、カードを送る場合の「Dear」の使い方はまた異なりますので、こちらもご参考ください。
Hello ファーストネーム
「Hi」よりやや丁寧な印象がありますが、「Hello ファーストネーム,」でも「Hi ファーストネーム,」でも、どちらもOKです。
ファーストネームのみ
常に一緒に仕事をしている相手の場合、メールのやりとりが頻繁な場合は、名前だけになることも多々あります。
さらにやり取りが重なってくると、あいさつはもとより宛名も省略して、本文だけになったりするのは、日本語でも英語でも同じかと思います。
複数宛てに送信
では、送信相手が一人ではなく、複数の場合はどのように宛名を書いたらいいでしょうか？
送信相手それぞれに見てほしい内容のメールになっている時は、名前も個々に書き、名前と名前の間を「,」または「/」で区切ります。
不特定多数宛てに送信
社内のメールですと、情報シェアやお知らせの様な、不特定多数に一斉に送信するケースもよくありますよね。
日本語で「各位」と書くような場合、全員宛てで返信不要の情報シェアのような場合は、「Dear All」になります。
多人数宛ての情報シェアなので、宛名をあまり気にする必要はありませんが、あえて区別するなら、以下の様に使い分けてみてください。
- Dear All（ややフォーマル・当たり障りない）
- Hi All（Dearより、ややインフォーマル寄り）
- All（一番文字数が少ない、実際よく見る）
- Hello everyone （ややインフォーマル）
- Hi everyone（ややインフォーマル＆フレンドリー）
今どきの注意点
複数宛ての場合、宛名の書き方はあまり気にしなくていいのですが、最近では、気を付けた方が良い注意点があります。
以前は、一斉送信の場合のよくある書き方は、フォーマルな「Gentlemen,」、またはインフォーマルな場合は「Hi guys,」でした。
この「guy」という単語は男性を指す言葉なのですが、宛名や呼びかけで「Hi guys,」という時は、男性に対して限定ではなく女性相手にも使われています。「やぁ、みんな」くらいの意味です。
この「Hi guys,」もまだまだ普通に使われてはいるのですが、やはり「guys」が「男性、やつら」という意味の言葉なので、最近は性別を特定しない「all」や「everyone」が主流になりつつあります。
メールの宛名は、相手への呼びかけです。
宛名が適切に書けるとビジネスマナーにかなった印象を与えることが出来ます。とは言っても、英語メールは日本語メールよりカジュアルですので、「Hi ファーストネーム,」でフレンドリーに送信してみてください。
Cuppa Timeにお付き合いいただき、ありがとうございました。
みなさま、良い一日を！
See you soon!
にほんブログ村
コメント