Hello, Cuppa Timeアンジェラです。
ビジネスでよく使うEメール、はじめのあいさつ文や書き出しの例文に関する情報はいろいろありますが、意外と見過ごされているのが、冒頭の「宛名」の書き方です。
社内で日々通訳をしていますので、送受信するメールを訳した回数は数え切れません。
メールの「宛名」は、相手への呼びかけです。ビジネスマナーにかなった宛名を書くことで第一印象が良くなります。たかが宛名、されど宛名、場面に合わせて適切に使い分けられたらいいですよね。
相手の名前がわかっている場合
男性宛て
社外の人に初めてメールを送信する場合、相手が男性なら「Dear Mr 苗字,」になります。
細かいことですが、苗字のあとに「,」が入ります。（「,」を忘れてしまったとしても大丈夫ですが、改めて最近受信したメールをひと通り確認してみたところ、驚くほど全部に付いていました。）
相手の名前がわかっていて、男性であることもわかっていれば「Dear Mr 苗字,」がベストな書き方ですが、相手が女性の場合はどうでしょうか？
女性宛て
送信相手が女性の場合は、「Miss」, 「Mrs」, 「Ms」の中から選ばなくてはいけません。
名前と一緒に「Miss」, 「Mrs」, 「Ms」のどれを使えばいいのかがわかっている場合は、「Dear Miss 苗字,」「Dear Mrs 苗字,」「Dear Ms 苗字,」になります。
ですが、どれを使えばいいのかがわからない場合は非常に困ります。
残念ながら、初めてメールを送るので、わからない場合も多いですよね。
どのような宛名を受け取ったかを、「全く気にしない」、「知らないのだからわからなくて当たり前」と考える人から、「とてもこだわる人」までいるので、本当に難しいところです。
この場合は、名前はわかっているので、「Dear ファーストネーム,」で送る方がいいかもしれません。
性別がわからない
送信相手の名前がわかっていても、例えば「Chris」「Alex」「Pat」など、名前からでは性別が判断できないことがあります。
また、お互いの共通言語が英語なだけで、相手は英語名の人ばかりではないので、名前から性別が判別できないこともあります。
この場合も、宛名は「Dear ファーストネーム,」で送ることが出来ます。
ファーストネーム
英語圏では、仕事相手（取引先・お客様）や目上の人であっても、ほとんどの場合ファーストネームで呼びますので、相手の名前がわかっている場合は、「Dear ファーストネーム,」で問題ありません。
社外で面識が無い相手に「Dear ファーストネーム,」で送信しても全くマナー違反ではありません。
複数宛て
では、送信相手が一人ではなく、複数の人に宛てて送信する場合はどのように宛名を書いたらいいでしょうか？
送信先が2-3人くらい、または、複数であってもそれぞれの人に見てほしい内容のメールになっている時は、名前もそれぞれ個々に書きます。名前と名前の間は、「,」で区切ります。
あるいは
のように「/」を使ってもOKです。
各位
日本語で「各位」と書くような場合、全員宛てで返信不要の情報シェアのような場合は、「Dear All」になります。
「Dear」でも「Hi」でもいいですし、「all」でも「everyone」でも、宛名をあまり気にする必要はありません。
教授・博士号
このように、基本的には「Dear ファーストネーム,」が万能ですが、一つ注意点があります。
送信相手が「教授（Professor）」だったり「博士号を持っている（Dr）」ことがわかっている場合、特に初めて送信する場合はまだ親しい間柄ではありませんので、必ず宛名に書きましょう。
「Dear Professor 苗字,」または「Dear Dr 苗字,」とファーストネームではなく苗字を書きます。
一方、「Sir」の称号を持つ方にメールを送信する場合は、「Sir フルネーム」または「Sir ファーストネーム」となり、「Sir, 苗字」だと間違いなので、ご注意ください。
相手の名前がわからない場合
さて、初めてメールを送信する場合は、相手の名前がわからないことも多々ありますよね。
また、相手のタイトル（MissやMrs）を間違えたくない、名前から性別がわからない、でもファーストネームでは親しすぎると感じることもあるかもしれません。
そんな時の宛名の書き方を見ていきましょう。
役職・ご担当者
日本の「ご担当者様」に相当するのが、役職名の宛名です。
そういう場合には、以下の様に書きます。
この場合のマネージャーは、相手が実際にはマネージャーの役職についていなくても、失礼にはなりません。
マネージャーといっても、「Team Manager」だったり「General Manager」だったり、会社や組織によってマネージャーの階級もいろいろなので、「Manager」は当たり障りのない宛名とも言えます。
お客様宛て
送信先がお客様の場合は、「Dear Customer,」です。
資料や情報などを添付したビジネスメールを送信する時の定型の宛名の書き方です。
そのために、不特定多数に一斉送信されるメールに使われることが多いために、「よくあるセールスメール」という印象を与えてしまうリスクもありますので、ご注意ください。
英語圏では、名前を呼ぶことは重要視されています。送信相手の名前がわかっているのであれば、名前を書くのが大前提です。
あいさつのみ
それでもなんだか、ここまでのどれも当てはまらない場合は、「Good morning,」や「 Good afternoon,」等のあいさつだけで、名前は書かずに送信することも出来ます。
時差がある相手だったり、相手がメールを読む時間がわからないので「Good morning,」か「 Good afternoon,」か迷うかもしれませんが、それほど気にする必要はありません。
フォーマルな宛名
最後に、名前がわからない場合の、とてもフォーマルな書き方「Dear Sir/Madam」です。
送信先が会社や団体の受付窓口で、部署も名前もわからないような時に使います。
英語圏では、基本的に送信相手の名前がわかっているのであれば、かならず相手の名前を書きましょう。
次の記事では、２回目以降送信する場合や、メールに返信する場合の「宛名」の書き方をご紹介します。
その次の記事では、今どきの社内メールの「宛名の書き方」をご紹介していますので、合わせてご参考ください。
Cuppa Timeにお付き合いいただき、ありがとうございました。
みなさま、良い一日を！
See you soon!
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